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关于进一步加强学校档案管理工作的通知
时间:2019-7-5 14:57:09   文章来源:校办       浏览次数:9101

属各单位:

为切实规范学校档案管理,确保档案资料齐全、完整、系统,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《安徽省高校档案管理办法》的要求,结合我校实际,现就加强档案管理工作通知如下:

高度重视档案收集。各部门要进一步强化档案资料收集意识,做到应收尽收。凡在教学、科研、党政管理等活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字(文件)、图表、声像、实物等不同载体资料,要及时做好登记和收集整理,并妥善保管,以便后期归档。人事变动时应做好档案资料交接工作,以防资料丢失。

)认真开展全面梳理。各部门要将上一年度保存的各类文件、资料、档案及实物进行一次全面梳理,按照学校档案的归档范围和保管期限表的有关规定,分类整理立卷归档。归档材料必须为原件,复印件、传真件等一般不能作为归档材料。在整理过程中,要逐卷(件)检查,不缺页、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏,并按要求填写归档目录表。为了便于工作,各部门可保留一套常用档案材料的复制件。

)及时做好移交归档。各部门要将本部门收集完整、整理齐全和立卷后的归档材料,及时移交至学校综合档案室。移交归档的材料要完整齐全,并符合归档要求,交接双方需当面办理移交手续;无需归档的材料,部门自行留存;不得将应归档材料据为同时采取定期和不定期自检,做好有关材料的查漏补缺工作,确保档案材料的完整性和实用性。

)移交档案相关要求

1.移交时间:文书档案(包括文字、图表、声像等)应在次年6月底前归档,教学学籍档案应在当年10月底前移交,财会凭证档案可3年以后移交。所有档案在移交时须填写移交清单,一式两份,双方验收签字。

2.仪器设备档案资料收集:学校仪器设备价值10万元以上的,请国资处、总务处协助使用单位收集齐全验收完毕后,移交至综合档案室,校办档案室验收签字后财务处方可进行结算。

3.基建档案:基本建设项目档案(各种建筑物、构筑物、水电工程、地上地下管线等)实行档案登记和完整归档管理制度,从合同签订到项目竣工,每一阶段的基建档案须及时归档,由基建处收集齐全后统一移交至综合档案室。校办档案室验收签字后财务处方可进行结算。

特此通知。

 

   学校办公室

    2019年75

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